Ko je storitveni nalog zaključen in izstavljena ali poknjižena vsa spremljajoča dokumentacija, je možno nalog arhivirati.

Arhivirati je možno posamezni izbrani nalog ali celotno skupino nalogov, ki so ustrezno pripravljeni za arhiviranje.

 

Pogoji za arhiviranje so:

- ročno vneseni datum zaključka, ki ga vnese uporabnik (v primeru, da ni vnesen datum zaključka, ni mogoče izpisati dobavnice)

- ročno vneseni datum odpreme, ki ga vnese uporabnik

- izpolnjen datum dobavnice (je znak, da je bila narejena dobavnica, ki poskrbi za knjiženje izdaj materiala iz skladišča). Tega datuma ni moč ročno vnesti, saj se avtomatsko vpiše ob nastanku oz. knjiženju dobavnice

- izpolnjen datum fakture (datum veljave fakture), če obstajajo pozicije storitvenega naloga, ki jih je potrebno zaračunati (niso nastale na podlagi garancije, pogodbe ali reklamacije ...). Tega datuma ni moč ročno vnesti, saj se avtomatsko vpiše ob nastanku oz. knjiženju fakture.

 

V primeru, da se določeni storitveni nalogi niso arhivirali, program po zaključku arhiviranja o tem obvesti uporabnika in mu da možnost izpisa teh nalogov. Na podlagi izpisa lahko uporabnik nato preveri, zakaj se določeni nalogi niso arhivirali.